ประสบการณ์การฟังที่ดีที่สุดอยู่บน Chrome, Firefox หรือ Safari สมัครรับเสียงสัมภาษณ์ประจำวันของ Federal Drive ใน Apple Podcasts หรือ PodcastOneธันวาคม 2562 ดูเหมือนจะไม่ไกลอีกต่อไป
นั่นคือวันที่ซึ่งเริ่มต้นในปี 2559 เมื่อหน่วยงานต้องจัดการบันทึกถาวรทั้งหมดทางอิเล็กทรอนิกส์โดยมีเป้าหมายเพื่อส่งไปยัง National Archives and Records Administration ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
เข้าร่วมกับเราในช่วงบ่ายสองวันที่ 26 และ 27 เมษายน ซึ่งเราจะสำรวจเทคโนโลยี นโยบาย และกระบวนการที่สนับสนุนความพยายามของหน่วยงานในการให้บริการสาธารณะ ธุรกิจ และเจ้าหน้าที่ของรัฐอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
คอร์ทนี่ย์ แอนเดอร์สัน นักวิเคราะห์นโยบายบันทึกอิเล็กทรอนิกส์อาวุโส
ของ NARA กล่าวว่าหอจดหมายเหตุกำลังช่วยเหลือหน่วยงานต่าง ๆ ผ่านโครงการริเริ่มปรับปรุงบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐบาลกลาง(FERMI ) ให้ทันกำหนดเส้นตายในปี 2562
“เป้าหมายของความคิดริเริ่มนี้คือเพื่อช่วยให้หน่วยงานได้รับบริการและโซลูชันการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายขึ้น เราได้ดำเนินการเรื่องนี้ตั้งแต่เดือนตุลาคม 2558 และสิ่งที่เราทำเมื่อเราเริ่มต้นคือการถามเอเจนซี่ว่าพวกเขาต้องการอะไรจากเรา สิ่งที่เราได้ยินมามากมายคือ NARA ทำงานได้ดีในการบอกหน่วยงานว่าพวกเขาจำเป็นต้องทำอะไรผ่านนโยบายและคำแนะนำของเรา แต่พวกเขาต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการ เครื่องมือที่ใช้งานได้จริงสำหรับการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของพวกเขา” แอนเดอร์สันกล่าวเมื่อเร็ว ๆ นี้ เหตุการณ์ ACT-IAC “เรามีสองเส้นทางที่เราได้ดำเนินการกับ FERMI ประการแรกคือการทำงานร่วมกับสำนักงานบริการที่ใช้ร่วมกันของ GSA และการปรับปรุงประสิทธิภาพของบริการที่ใช้ร่วมกันและในสภามาตรฐานธุรกิจ เราเป็นผู้นำมาตรฐานในสภาธุรกิจสำหรับการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์
Anderson กล่าวว่าการพัฒนามาตรฐาน e-records ช่วยให้หน่วยงานมีความท้าทายน้อยลงในการจัดการการจัดการทางการเงิน ทรัพยากรบุคคล หรือบันทึกการบริหารอื่นๆ
นอกจากนี้ยังหมายความว่าเมื่อหน่วยงานต่างๆ เปลี่ยนไปใช้บริการที่ใช้ร่วม
กันสำหรับทรัพยากรบุคคลหรือการจัดการทางการเงินหรือบัญชีเงินเดือน มาตรฐานบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ก็รวมอยู่ในระบบด้วยเช่นกัน
“เราทำงานร่วมกับ GSA เมื่อพวกเขาออกคำสั่งให้ New Pay รวมข้อกำหนดการจัดการบันทึกลงในข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับสิ่งนั้น” แอนเดอร์สันกล่าว “เรากำลังพยายามสร้างมันลงในบริการโดยตรง คุณจึงไม่ต้องไปหาเครื่องมือแยกต่างหาก”
และนั่นคือที่มาของเส้นทางที่สอง NARA และ GSA หน่วยงานทั้งสองได้สร้างหมายเลขรายการพิเศษ (SIN) ภายใต้ตารางที่ 36 สำหรับบริการและโซลูชันการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งหน่วยงานสามารถค้นหาเครื่องมือเฉพาะได้หากต้องการ
GSA และ NARA อาศัยผู้เชี่ยวชาญในการสร้างข้อกำหนดสำหรับ SIN
“อย่างแรก เราเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบกฎหมาย ข้อบังคับ คำแนะนำ นโยบาย และมาตรฐานสากลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ และรวมไว้ในเอกสารเดียวที่จัดระเบียบตามวงจรชีวิตของบันทึก” เธอกล่าว “จากนั้นเราก็มีคณะทำงานด้านข้อกำหนดซึ่งประกอบด้วยหน่วยงานต่างๆ จากทั่วทั้งรัฐบาล เรามีเจ้าหน้าที่บันทึกที่ให้ข้อมูลมากมายเกี่ยวกับข้อกำหนดสากลเหล่านี้และบอกเราว่าเรามีช่องว่างตรงไหนเช่นกัน”แอนเดอร์สันกล่าวว่า NARA ได้พัฒนากรณีการใช้งานสำหรับประเภทบันทึกต่างๆ เพื่อช่วยให้เอเจนซี่ใช้มาตรฐานและเครื่องมือได้ดียิ่งขึ้น
ความพยายามเหล่านี้ช่วยให้เอเจนซีดำเนินการตามกำหนดเวลาในเดือนธันวาคม 2019 ได้ NARA รายงานในเดือนสิงหาคมว่า 97% ของหน่วยงานมั่นใจว่าพวกเขาจะเสร็จทันกำหนด
นอกจากนี้ NARA กำลังดำเนินการกับกรณีการใช้งานอีก 2 กรณีเพื่อช่วยให้เอเจนซีจัดการบันทึกได้ดียิ่งขึ้น แอนเดอร์สันกล่าวว่า ส่วนหนึ่งจะมุ่งเน้นไปที่บันทึกโซเชียลมีเดียซึ่งอยู่ในขั้นตอนสุดท้ายของการตรวจสอบ NARA และกรณีการใช้งานอื่นสำหรับเว็บไซต์
“มันทำให้แน่ใจว่าพวกเขาอยู่ภายใต้การควบคุมการจัดการบันทึก หากพวกเขาตัดสินว่าสิ่งที่พวกเขาโพสต์บนโซเชียลมีเดียเป็นบันทึก พวกเขาจำเป็นต้องหาทางจับภาพ” เธอกล่าว “เราอยู่ในกระบวนการตรวจสอบของสภามาตรฐานธุรกิจสำหรับกรณีการใช้งานข้อความอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นเมื่อเสร็จสิ้นและเราได้ตรวจสอบ OMB เสร็จแล้ว เราจะเดินหน้าต่อไปกับโซเชียลมีเดีย ดังนั้นในฤดูหนาวนี้เราจะมีการแสดงความคิดเห็นนี้”
ในปีหน้า Anderson กล่าวว่า NARA มุ่งเน้นไปที่หลายด้าน รวมถึงการขยายงานกับ GSA เกี่ยวกับเครื่องมือและบริการตามตาราง 36
“งานชิ้นสำคัญอีกชิ้นที่ NARA กำลังดำเนินการคือมาตรฐานการแปลงเป็นดิจิทัลเพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายปี 2019 เช่นเดียวกับเป้าหมายปี 2022 ของ NARA ที่จะไม่ยอมรับบันทึกถาวรที่เป็นกระดาษจากหน่วยงานอีกต่อไป” เธอกล่าว “สิ่งที่เราวางแผนจะทำคือรวมไว้ในตารางที่ 36 ด้วย เพื่อให้มีผู้ขายที่สามารถรับรองด้วยตนเองว่าเป็นไปตามมาตรฐานการแปลงเป็นดิจิทัลของ NARA”
Credit:สล็อตยูฟ่าเว็บตรง
